Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Providentia (Brusselsesteenweg 191, 1730 Asse - BE 0403 320 060) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.

Providentia heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die Providentia adviseert over de verwerking van persoonsgegevens.

Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens over uzelf. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over jou gaan, ofwel naar jou te herleiden zijn.

We willen ervoor zorgen dat jouw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt. 

Hoe kan je ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan je de hoofdzetel van Providentia contacteren via: 

• Telefoon: 02 452 72 43
• E-mail: gegevensbescherming@providentia.be
• Adres: Brusselsesteenweg 191, 1730 Asse
• Website: contactformulier

Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website www.providentia.be en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door Providentia. Providentia is eigenaar en beheerder van de website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over jou die we verwerken via onze website.

Welke informatie verzamelen we?

We verzamelen via de website:

• identificatiegegevens (naam en voornaam)
• adres- en contactgegevens
• gegevens over jouw gebruik van onze website (aan de hand van cookies), meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kan je terugvinden in ons cookiebeleid

Via welke bronnen verzamelen we jouw informatie?

• via onze website: wanneer je ons informatie bezorgt via onze website, via de volgende formulieren: contactformulier
• via cookies: meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kan je terugvinden in ons cookiebeleid

De geldige rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens

Providentia mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR).  

Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, op basis van jouw toestemming. Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kan je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Providentia.

Om jouw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds jouw toestemming. 

Waarvoor gebruiken we jouw persoonlijke gegevens?

We behandelen jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• het contactformulier:
  • om jouw melding te behandelen
  • om een afspraak te maken
  • om een herstelling door te geven
  • om jouw vragen te beantwoorden
  • om jouw klachten te behandelen

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Providentia neemt de nodige maatregelen zodat jouw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met jou op te nemen/jouw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.

Wil je dat wij jouw persoonsgegevens niet langer bijhouden of wil je meer informatie over de bewaartermijnen die we volgen, dan contacteer je Providentia via gegevensbescherming@providentia.be of Brusselsesteenweg 191, 1730 Asse.

Met wie delen we jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven om de overeenkomst die je hebt met ons uit te voeren, bij wettelijke verplichting of met jouw toestemming. Providentia let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie Providentia jouw persoonsgegevens deelt, kan je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Providentia.

Wanneer Providentia jouw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol  tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, vind je op de website van het agentschap Wonen in Vlaanderen.

Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Providentia bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als Providentia. Providentia zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

Wat zijn jouw rechten?

De GDPR voorziet voor jou een aantal rechten die je, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vind je een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan je deze rechten inroepen via:

• E-mail: gegevensbescherming@providentia.be
• Adres: Brusselsesteenweg 191, 1730 Asse

Recht van inzage

Wij moeten jou informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we jou een kopie van jouw persoonlijke gegevens bezorgen als je ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij jou op dat ogenblik een bewijs van jouw identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij jou pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen jou de documenten via e-mail sturen als je hiermee akkoord bent. Ben je niet akkoord, dan sturen wij jou de documenten met de post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen jou altijd informeren als we niet binnen een maand ujow aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op jouw vraag aanpassen. Denken we zelf dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we jou contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet je hiervoor naar ons kantoor komen om jouw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om jouw gegevens te laten wissen. Wanneer je aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen. Jouw e-mailadres en/of telefoonnummer en/of adres en/of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat je niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen wij jouw gegevens verwijderen?

• We verwerken jouw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
• Je trekt jouw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op jouw toestemming gebaseerd.
• Je hebt jouw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
• Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
• Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
• Jouw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

De kans bestaat dat we jouw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren jou hierover. 

Deze redenen zijn:

• een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
• voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
• voor juridische claims
• voor de volksgezondheid
• het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

Je kan altijd de verwerking van jouw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

• We hebben onjuiste gegevens. We verwerken jouw gegevens opnieuw nadat we jouw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.  
• Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en je wilt deze verwerking beperken.
• We hebben jouw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor jouw juridische claims. Heb je ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we jouw gegevens.
• Je maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is. 

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij jou waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als je jou beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren jou ook over deze ontvangers als je dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden jou of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt. 

Dit gaat over gegevens: 

• die je ons bezorgde
• die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden
• die we verwerken via geautomatiseerde middelen 

Recht op bezwaar

Je kan bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en je informeren over de resultaten. We kunnen jouw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking. 

Heb je bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij jou geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we jouw vraag ontvangen.

Kan je jouw toestemming intrekken?

Ja, je kan op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken. 

Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag je jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 

Je kan toestemming intrekken door ons te contacteren via:

• E-mail: gegevensbescherming@providentia.be
• Adres: Brusselsesteenweg 191, 1730 Asse

Hoe kan je een klacht indienen?

Wij proberen jouw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kan je altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in ons beleid

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 26 juni 2024. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren jou over elke wijziging die een impact heeft op jouw situatie (niet over kleine wijzigingen).